Planowanie przewozów – dokumentacja i organizacja tras
Przy kształtowaniu przewozu ładunku wiele wyborów zapada jeszcze zanim pojazd zostanie podstawiony pod miejsce załadunku. Trzeba określić, co z dokładnością będzie przewożone, jaką przestrzeń zajmuje towar, w jaki sposób został przygotowany a także w jakich warunkach powinien dotrzeć do odbiorcy. Dopiero na tej podstawie można rozpatrywać dostępne rozwiązania.
Transport i spedycja obejmują między innymi ustalanie trasy, koordynowanie kolejnych etapów przewozu a także przekazywanie informacji wśród uczestnikami całego procesu. Z praktycznego punktu widzenia zwłaszcza istotne okazują się detale, które łatwo pominąć przy wstępnym planowaniu. Magazyn może przyjmować samochody tylko w określonych godzinach, miejsce rozładunku może mieć ograniczony dostęp dla większych samochodów, a przygotowanie towaru może zająć więcej czasu, niż na sam początek zakładano. Każdy taki element wpływa na harmonogram i może wymusić modyfikację uprzednio przyjętych zaleceń.
Innego podejścia wymaga przewóz odbywający się jedynie na terenie jednego państwa, a innego trasa przebiegająca przez kilka granic. Transport krajowy i międzynarodowy może obejmować podobne czynności związane z załadunkiem, przewozem i odbiorem, jednakże przy trasach zagranicznych dochodzą dodatkowe wymagania. Znaczenie mają dokumenty przewozowe, przepisy bieżące w poszczególnych państwach oraz ograniczenia dotyczące ruchu aut ciężarowych. W niektórych okresach problemem mogą być także tymczasowe zakazy przejazdu, wzmożony ruch na zasadniczych trasach lub kontrole wydłużające przejazd. Przy kształtowaniu trasy nie warto więc opierać się tylko na wskazaniach nawigacji. Czas przejazdu powinno się zestawić z godzinami pracy miejsc załadunku i rozładunku oraz z obowiązkowymi przerwami kierowcy. Jeśli któryś z tych elementów zostanie pominięty, pojazd może dotrzeć na miejsce w czasie, który z punktu widzenia odbiorcy okaże się niepraktyczny.
Przy przewozach na znaczne odległości pojawia się sposobność użycia różnych gałęzi transportu. Transport morski wiąże się z innym sposobem organizacji niż przewóz samochodem, ponieważ między nadawcą a odbiorcą występują dodatkowe etapy związane z terminalem portowym i obsługą kontenera. Ładunek może zostać dostarczony samochodem do portu, następnie przekazany do przewozu morskiego, a po zakończeniu rejsu ponownie trafić do transportu lądowego. W takim układzie ważne jest wzajemne implementację terminów. Opóźnienie na jednym etapie może spowodować, że kolejne zaplanowane czynności nie odbędą się zgodnie z pierwotnym harmonogramem. Ważne jest także przygotowanie samego ładunku. Towar powinien być odpowiednio zapakowany i przedstawiony, a informacje dotyczące jego rodzaju muszą odpowiadać dokumentacji przewozowej. Przy kontenerach znaczenie moraz sposób rozmieszczenia ładunku, ponieważ niewłaściwe ułożenie może utrudnić późniejszą obsługę przesyłki.
W większości przypadków transport drogowy pełni funkcję samodzielnego sposobu przewozu, ale może także łączyć inne gałęzie transportu z miejscem nadania lub odbioru. Jego organizacja jest uzależniona od wielu zmiennych. Dystans jest tylko jednym z nich. Na rzeczywisty czas przejazdu wpływają korki, remonty, warunki pogodowe, ograniczenia dla pojazdów ciężarowych, postoje a także czas pracy kierowcy. Przy większych ładunkach trzebdodatkowo uwzględnić masę i wymiary zestawu, możliwość dojazdu do konkretnego obiektu oraz warunki panujące przy załadunku. Nierzadko trasa wybrana jako najkrótsza okazuje się mniej użyteczna ze względu na ograniczenia dla ciężkich samochodów albo nieprosty dojazd do miejsca docelowego. Z tego powodu przy organizowaniu przewozu analizuje się nie tylko sam przejazd, lecz cały przebieg operacji, od przygotowania towaru aż do momentu jego przekazania. Właśnie na tych etapach najczęściej pojawiają się informacje, które wymagają korekty pierwotnego planu.
Źródło: etykietowanie towarów.